Oslo fikk sitt byarkiv i 1992, som avløste det gamle kommunearkivet fra 1914. I 1999 flyttet Byarkivet inn i nye lokaler i Maridalsveien 3. Leif Thingsrud, i mange år medarbeider i kommunearkivet og Byarkivet, og i perioder også fungerende kommunearkivar, skrev historien til Byarkivet i en artikkel i Tobias i 1999.

Arkivet i tårnet

Kommunearkivet og senere Byarkivet fikk nærmere seksti år i toppen av «Tobias-tårnet» i Rådhuset. Det var der en liten samling magistrats- og formannskapspapirer fikk vokse til en institusjon som ordner, bevarer og formidler dokumentasjon fra hele spekteret av Oslo kommunes virksomheter.

Av Leif Thingsrud

Fra den spede begynnelse under første verdenskrig var Kommunearkivet lagt under Formannskapets kontor. Og Formannskapet holdt til i Den Gamle Losjen helt til Rådhuset i Pipervika sto ferdig i 1939. Kommunens sentraladministrasjon, Magistraten, hadde derimot kontorer i Dittenkomplekset i Akersgata 55.

Arkivaren skal ordne arkiv

I Kommunearkivet var det én ansatt, Kommunearkivaren. Han het Stian Finne-Grønn og hadde halv stilling, som han kombinerte med en annen deltidsstilling; bestyrer på Oslo Bymuseum. Han var opprinnelig jurist, men etterhvert var det interessen for lokalhistorie og særlig slektshistorie som tok overhånd. Han utga blant annet Norsk Personalhistorisk Tidsskrift og trebindsverket Norske advokater og sakførere. I Kommunearkivet etterlot han seg store registre over eiendomsforholdene i Kristiania.

Alt dette medførte selvsagt at det ikke ble så mye tid til arkivordning, og han fikk dermed ikke noen høy stjerne i kommunen. I 1927 ble det foreslått å dra inn stillingen og overlate til formannskapssekretæren å gjøre det nødvendigste arbeidet med arkivet. Det ble imidlertid ikke til at man sa opp Finne-Grønn, og i 1937 ble det satt ned en komité som skulle se på hva man skulle gjøre med Kommunearkivet. Bakgrunnen var nok dels misnøye med arkivsituasjonen i kommunen, dels at man var i ferd med å fullføre et rådhus hvor man som følge av byggets monumentale karakter hadde fått store arkivmagasiner i det ene tårnet.

Komitéen undersøkte byarkivene i Stockholm og København, men konkluderte med at man ikke ønsket noen stor institusjon lik disse. De foreslo likevel å ruste opp arkivet, men det var hensynet til kommunens administrasjoner som helt overskygget arkivets historiske og kulturelle betydning.

Da Finne-Grønn gikk av for aldersgrensa i 1939, ble Kommunearkivet flyttet fra Formannskapets til Finansrådmannens avdeling, og arkivarstillingen ble lyst ut som hel stilling. Finansrådmann Hartmann mottok 44 søknader. Mange av dem var arkivansatte uten akademisk bakgrunn, andre hadde eksamener nok og skulle senere bli kjente historikere og arkivfolk, som Jens Arup Seip, Jakob Friis, Alf Kiil og Harald Hals II. I sin innstilling skrev Hartmann at «Det man trenger er en funksjonær som med fullt kjennskap til ordning av offentlige institusjoners arkiver kan forestå ordningen av alle de arkivsaker som de kommunale kontorer etterhvert avgir, først og fremst sørge for at alt som ikke har noen interesse å oppbevare blir kassert, og at resten blir ordnet og samlet og gjort tilgjengelig på en slik måte at det er lett for de administrasjoner som skal bruke arkivet og for fremtidige historikere å finne rede i stoffet.»

Søkerne var, i følge Hartmann, enten historikere med mangelfull arkiverfaring som lett kunne bli sittende der med egen forskning eller arkivfolk uten faglig ballast. Det var i hans øyne bare en søker som både hadde embedseksamen og solid praksis. Han het Ludvig Engeset og var arkivar i Statsarkivet i Oslo.

Avleveringer og utleveringer

Engeset tiltrådte arkivarstillingen 1. september 1939 og gikk straks igang med å ordne haugene med usortert materiale samt å forberede flyttingen fra Losjen til Rådhuset. Krigsutbruddet skapte imidlertid problemer. Både Losjen og Rådhustårnet ble tatt i bruk av Wehrmacht, og Engeset sto overfor den situasjonen at de grønnkledte både ville ha ham og arkivet ut av Losjen samtidig som de ikke fikk komme inn i Rådhuset. I juli 1940 kunne imidlertid flyttingen ta til, og i august samme år var de 1500 hyllemeterne på plass i tårnet. Det skulle straks bli mer. Utover vinteren kom det store avleveringer, delvis på grunn av at kommunale kontorer måtte avgi plass til tyskerne.

Under okkupasjonen kom det også andre papirer til Kommunearkivet. Biskop Berggravs arkiv fikk plass der sammen med en masse hjemmefrontdokumenter. Og etter at radioapparatene ble beslaglagt høsten 1941, ble tårnet etterhvert et knutepunkt for distribusjonen av illegale aviser. I 1943 var denne virksomheten på sitt mest hektiske og det var en stadig strøm av avisbud som kom og gikk. Fire-fem hundre aviser ble levert ut hver uke. Samtidig begynte opprullingen av den illegale pressen, og en dag i slutten av november kom ikke arkivaren på jobb. Han vandret i sprengkulde og en halv meter nysnø over svenskegrensa.

Før han dro hadde imidlertid Engeset sikret noen av de mest verdifulle arkivene i andre, mindre bombeutsatte magasiner. Dessuten hadde han foretatt et systematisk uordningarbeid som gjorde arkivet håpløst å finne fram i for andre enn ham selv og noen betrodde folk hos Finansrådmannen. Engeset kom tilbake som politioffiser i mai 1945 og allerede i begynnelsen av september var arkivet tilbake i sin skjønneste orden.

NS-administrasjonen rørte knapt arkivene, men kontoret og lesesalen ble brukt av NS’ funksjonærforening. De etterlot seg en snau meter med Germansk Budstikke og forskjellig annen nazilitteratur, som Engeset og senere arkivarer var pietetsfulle nok til å la bli stående i ei hylle i magasinet.

Men nye avleveringer skulle komme, ikke minst som følge av sammenslåingen mellom Oslo og Aker. Hele det gamle Aker-arkivet ble da overført til Kommunearkivet, men arkivaren ble ikke trukket inn i arbeidet med å planlegge de arkivmessige sidene av sammenslåingen av etatene. Arkivene ser ikke ut til å ha blitt ofret en tanke i denne omorganiseringen, annet enn når det gjaldt bemanning.

Kommunearkivet var en ren depotinstitusjon. Engeset ble aldri brukt som rådgiver i arkivspørsmål i etatene. Slike spørsmål ble helt fram til 1972 i stedet håndtert av kommunens rasjonaliseringskonsulent eller hos Finansrådmannen. Da Arne Strøm omkring 1960 laget den første felles arkivnøkkelen for Oslo kommune, var var han fullmektig der.

Fra arkiv til papirlager

I 1949 var Engeset seksti år og gikk av med pensjon. Stillingen ble lyst ut på samme måte som ti år tidligere, men det kom bare seks søknader. Administrasjonsrådmannen, som etter kommunesammenslåingen for en tid hadde blitt Kommunearkivarens overordnede, fant bare én kvalifisert søker, en arkivar ved Statsarkivet i Kristiansand. Men kommunesammenslåingen hadde skapt et problem: Det fantes en rekke overtallige funksjonærer, og disse hadde fortrinnsrett til de ledige stillingene. Formannskapet valgte derfor å se helt bort fra innstillingen og de faglige hensynene. De konstituerte i stedet en overtallig lønningskasserer som arkivar.

Wilhelm Petersen ble en pålitelig og arbeidssom kommunearkivar. Men han hadde ingen faglige forutsetninger til å kunne vurdere materialet verken med hensyn til proveniens eller bevaringsverdi. Nå hadde forsåvidt ikke proveniensprinsippet trengt helt igjennom i fagmiljøene heller. Også Engeset hadde i stor grad ordnet sakene i form av temasamlinger med navn som «Skolevesenet» og «Komitéer og utvalg». Verre var det at man ikke klarte eller forsøkte å skille Aker- og Oslomateriale. Og mens det i Arkivverket i tiden framover skulle skje en betydelig utviklig av arkivteorien, ble Kommunearkivet liggende i en slags bakevje hvor teori og faglig utvikling var helt fraværende.

Da Petersen gikk av med pensjon i 1971, kom etterfølgeren, Per Horgen, knapt inn gjennom døra i magasinet. De over fire kilometrene med hyller var nærmest fulle, og i tillegg sto det kartonger og kasser utover gulvene. Horgen og hans assistent så på materialet og fant at store mengder var åpenlyst uten varig verdi. De sorterte ut mange tonn regnskapsbilag og rutinekorrespondanse, og ikke noe tyder på at de kastet et ark for mye. Også i ettertid er det blitt fjernet flere tonn, men da i form av frasortering av dubletter og restopplag som har ligget i de forskjellige arkivene.

Første forsøk – tilbake i tralten

På 1960-tallet nådde Kommunearkivet et bunnpunkt. Det var blitt et lager av likt og ulikt, og blant historikere såvel som byens alminnelige befolkning var det komplett ukjent. Etatene avleverte det de selv hadde lyst til å bli kvitt, og noen skikkelig registrering av det avleverte materialet fant ikke sted.

Rent lønnsmessig ble arkivarstillingen tydelig neglisjert. Petersen fikk aldri noe lønnstillegg, og skrev til Finansrådmannen at det ikke inspirerte til noen særlig arbeidslyst. Da han gikk av, var det ikke mulig å få noen kvalifiserte søkere til stillingen.

Finansrådmannen var villig til å oppvurdere stillingen, og han la vekt på at man måtte få en mann som også kunne arbeide mot etatene med opplæring og veiledning. Han så imidlertid ikke noe behov for å trekke inn tyngre faglig kompetanse, og ved ansettelsen så man bort fra søkere med akademisk bakgrunn.

Per Horgen kom fra en avdelingssjefstilling ved Christiania Spigerverk, og hadde solid erfaring med arkivledelse. Han gikk straks igang med å forsøke å få en større bevissthet omkring arkivhåndteringen. Til hjelp med det daglige tilsynet med arkivet og til å ordne og katalogisere fikk han overført en sekretær fra Finansrådmannens kontor, Jahn Lillebo. Kommunearkivet fikk dermed for første gang to stillinger.

Horgen oppnådde imidlertid lite gjennom sine bestrebelser på å påvirke arkivdanningen i kommunen. Arkiv hadde generelt ingen særlig prioritet, og Finansrådmannen ga ham heller ikke den nødvendige støtten. Horgen resignerte og Kommunearkivet gled tilbake i sin gamle tralt med et kontorbudsjett som holdt til innkjøp av skrivepapir, penner, etiketter og lim, men ikke til noe mer.

Annet forsøk – kvalt av bydelsreformen

Neste kommunearkivar ble Marcia Berg i 1983. Hun kom fra arkivlederstillingen i Norad og hadde bakgrunn som arkivinstruktør. Hun lyktes bedre med å etablere kontakt med og en reell instruksjonsmyndighet overfor en del av kommunens virksomheter. Hun gikk dessuten aktivt ut for å markedsføre arkivet overfor offentlighet og historikermiljøet spesielt. Det resulterte i at lesesalsbesøket økte med gjennomsnittlig 20% i året. Og den veksten har fortsatt fram til idag.

Arbeidet med avleveringer og ordning av materiale ble også prioritert opp. Den eneste oversikten over Kommunearkivets innhold var to skuffer med kartotekkort, som spesifiserte en del av materialet, men som ikke fortalte hvor i magasinet det sto. Der var en grov oppstillingsplan eneste hjelp. Og en god del materiale fantes ikke i disse oversiktene i det hele tatt.

Marcia Berg anså situasjonen som prekært dårlig, og valgte å lage enkle dataregistre framfor tradisjonelle arkivkataloger. Det medførte at man straks fikk en helt annen oversikt over samlingen enn tidligere, men det skapte en mengde dobbeltarbeid når skikkelige kataloger senere skulle skrives. Og problemene med en mengde feilaktige klassifiseringer var en arv hun ikke fikk gjort noe med.

I 1986 kom Byrådsreformen. Åtte rådmannsavdelinger, hver med sitt arkiv, ble erstattet av en samlet sentraladministrasjon med ett felles arkiv. Planleggingen av dette var krevende, blant annet fordi det i en kommune som tidligere ikke hadde hatt noen samlende arkivordning, var åtte til dels helt forskjellige arkivtradisjoner som støtte sammen. Arbeidet med å lage en felles mal for arkivarbeidet i Oslo kommune ledet til «Arkivordning i Oslo kommune», som kom høsten 1986.

Kommunearkivaren hadde imidlertid liten mulighet til å sette press på virksomhetene for å få bedret de daglige arkivrutinene, kassasjonspraksisen og avleveringsrutinene. Og den administrative ledelsen, Byrådet og Finansdirektøren, var opptatt med neste store reform, desentraliseringen til bydelsadministrasjoner.

Denne reformen skjedde uten at man skjelte til de arkivmessige hensynene. Planleggerne hadde knapt forståelse for at det i seks store etater, som for en stor del håndterte enkeltmenneskers problemer, fantes arkiver, og at disse ikke uten videre og ved egen hjelp kunne flyttes til de nye administrasjonene.

Restarkivene etter de desentraliserte etatene ble, som en ren midlertidig nødløsning, plassert i et helt utilfredsstillende lokale på Tveita. Og «Bydelenes dokumentasjonssenter», som dette ble kalt, ble nærmest en kasteball som ingen ville ta ansvaret for. I denne prosessen var Kommunearkivaren blitt ei «ryddepike» som ingen tok på alvor, og Marcia Berg sa opp sin stilling.

Tredje forsøk – ny æra

Etterhvert som situasjonen roet seg og Riksarkivaren også kom på banen, ble det vedtatt å legge Kommunearkivet og hele arkivsituasjonen i kommunen under lupen. En større utredning, skrevet av Kjell-Olav Masdalen fra Aust-Agder-arkivet, viste klart at hvis Oslo kommune skulle ha noen mulighet for å kunne få både en samlet styring av arkivsektoren og en mulighet for å kunne håndtere historisk dokumentasjon, måtte Kommunearkivet rustes kraftig opp. Og det måtte få nye og større lokaler.

Høsten 1991 ble Bjørn Bering ansatt som ny kommunearkivar, og i januar året etter ble Kommunearkivet og Bydelenes Dokumentasjonssenter slått sammen til Oslo byarkiv. Etter anmodning fra bystyrets kultur- og utdanningskomité la Byrådet høsten 1994 fram en opptrappingsplan for perioden 1995-1999. Planen er i hovedsak blitt fulgt opp og antallet stillinger har økt med en eller to i året fram til dagens atten. Byarkivet har blitt tillagt nye oppgaver, blant annet med systemansvaret for elektroniske arkivsystemer, og avleveringer av blant annet foto- og tegningsmateriale har ført med seg en kraftig økt arbeidsmengde.

I rådhustårnet fantes det stadig bare arbeidsplass til to personer, og Byarkivet måtte derfor flytte kontorene til Økernveien 11. De gamle arkivsakene og lesesalen ble værende igjen, men det var arbeidsmessig svært upraktisk samtidig som det nå ble stadig klarere at lesesalen, med sine seks plasser, var for liten.

Masdalens undersøkelse hadde også avslørt behov for store avleveringer. Særlig innenfor helse- og skolesektoren var svært lite avlevert. Også i teknisk sektor var det mye gammelt ute på byen. Nye magasiner måtte skaffes, og løsningen ble Noras lagerbygg i Maridalsveien 3. Etter kort tid var arkivmengden der nesten like stor som i Rådhuset, og med den ulempen at sakene fikk lang vei fra hyllene til lesesalsgjestens bord. Men i det daglige var det avstanden fra kontorene i Økernveien 11 som ble det største problemet. Det kom stadig flere henvendelser i mye av materialet, og ofte måtte de besvares raskt.

Byrådet var oppmerksom på situasjonen, og fikk utredet behovet for å få samlet etaten i nye lokaler. I desember 1996 vedtok Bystyret at det skulle bygges et nytt Byarkiv i Maridalsveien 3. Sommeren 1998 startet byggearbeidene, og i juni 1999 ble kontorene flyttet. Deretter kom de forskjellige arkivmagasinene og siste åpningsdag på lesesalen i Rådhuset var 3. september. I slutten av måneden var lokalene tømt.

Byarkivet vokste altså ut av rådhustårnet. Det ble for liten plass til såvel kontorer og arkivsaker som publikum. Men om arkivet i rådhustårnet ikke akkurat var noe utstillingsvindu for Oslos bevaring av sin historie og sin økonomiske og juridiske dokumentasjon, var arkivlokalene gode for sin tid. I 1939 var arkivlokaler nesten alltid plassert i kjellere, og mugg og sølvkre var ofte deres hyppigste gjester. Rådhustårnet var bygd som arkivmagasin og det var fuktsikkert og også etterhvert godt sikret mot brann og innsig av sot. Men temperaturen fløy opp og ned, og lufta ble ofte knusk tørr. Det tilfredsstiller derfor langt fra dagens krav, men det har i nærmere seksti år sikret de sentrale kommunale organenes hukommelse – og vi må kunne si: Tårnet har sikret det godt.

Kilder:

Utrykte – i Byarkivet

Finansrådmannens sakarkiv

Trykte

Ludvig Engeset: «Beretning om forholdene ved kommunearkivet fra 9. april 1940 til 8. mai 1945» i Tobias nr. 2/1995

Oslo kommune 1912 – 1947

Kommunale håndbøker

Rapport om arkivsituasjonen i Oslo kommune, Oslo 1991

Muntlige

Jahn Lillebo til forf. høsten 1986

Litteratur:

Leif Thingsrud: «Arkivet i Rådhustårnet» i St. Hallvard nr. 3/1987